全球速看:多亏了这3本书,我每周节省了20个小时

时间:2022-10-04 07:57:50       来源:36氪

编者按:以下这三本书成功地让我的时间使用效率变得更好了,并且可以明显的感觉到我的压力小了很多,以及精力更加充沛了。本文来自编译,希望对您有所启发。


(资料图片仅供参考)

如何聪明地利用时间,以至于每周可以节省 20 个小时。

我不知道你的情况是怎么样的,反正我曾经的状态是很忙很忙,而且是为了忙而忙。

可是忙碌并不总是意味着高效。

你完全可以忙到什么事都做不完!

在我目前的工作中,我需要同时管理多个跨许多不同门类的项目。

而在我的业余时间里,我是一位家长,一只宠物的主人,家庭护理员和一名自由撰稿人。

尽管身兼数职,我仍然能很好地平衡自己的工作和生活,并且始终保持着好的精神状态。

作为一个有阅读障碍和注意力缺陷多动障碍(ADHD)的人,我曾经非常努力地想要利用好自己的时间。

几年前,我读了三本书,这三本书成功地让我的时间使用效率变得更好了。

而且阅读这些书还带给了我一些额外的好处——我可以明显的感觉到压力小了很多,以及精力更加充沛了。

我可以在混乱的生活和无法停止的改变中顽强生活了。

你一定会问,三本书是如何做到这一点的?

我认真地花时间阅读了有关提高工作效率和时间管理方面的书籍。

我发现了每周如何能腾出 20 个小时的方法!

我从只能管理一个项目变成能够同时轻松管理好几个项目的人了。

那么,是什么书带给了我这些额外的时间呢?

1.《吃掉那只青蛙》(Eat That Frog)

作者:布莱恩·特雷西(Brain Tracy)

《吃掉那只青蛙》(Eat That Frog)作者:布莱恩·特雷西(Brain Tracy)

如果你只有空阅读书单上的一本书,那就选这本吧!

吃掉那只青蛙是布莱恩·特雷西发明的一种提高工作效率的方法。

“青蛙”指的是你必须完成的最重要的或最有影响力的任务(MIT)。

每天在早上的时间“吃青蛙”,你的工作效率会更高,压力也会更小,能更好地应对这一天内的任何事情。

这种方法实际真的帮助我更快地达到了我的目标。

虽然《吃掉那只青蛙》以其同名的建议而闻名,但这本书本身也提供了 21 条简单的原则来提高工作效率。

我最喜欢的方法是时间限制管理、工作任务优先排序还有帕累托原则。

拖延症的迷思

拖延症通常被认为是一件坏事,但它在一定程度上可以被接受的原因是,我们通常用它来逃避 “青蛙”,而不是专注于解决它们。

比如作为一名阅读困难症患者,我的思维往往更加视觉化。所以如果我的样子看起来像是正在做白日梦,千万不要仅仅被表面现象蒙蔽了。

我会在脑海中描绘一项工作任务,并试图从各个角度来看待它。

工作并不总是意味着在电脑前忙着打字。以爱因斯坦和牛顿为例,他们最好的工作恰恰是在他们花时间做白日梦的时候完成的。

时间限制管理

自从读了这本书之后,我把每天早上的时间都给了 MIT(最重要的/最有影响力的工作)。

在这段时间里,我的手机通知会设置为自动静音,也不会在这段时间里预约任何会议。我只专注于手头的任务,几乎进入了一种心流的工作状态。

我也利用这段时间学习新技能,或与我的导师进行沟通讨论。每周五我都会抽出一些时间来反思这一周是怎么过的,哪些事情我本可以做得更好,哪些事情真的做得不错。

我也会展望未来一周,把未来的“青蛙”安排好。

安排青蛙的 ABCDE 优先顺序

特雷西推荐的排序方法是分类 ABCDE…

•“A 级”-你必须完成的任务,也就是你的“青蛙”。如果你有不止一件必须要做的任务,你可以根据重要程度将它们排序。我的 A 级任务被写入我的在线工作日历中。

•“B 级”——你应该做的事情,但没有太大影响或不重要。比如说,礼貌性回复一封电子邮件,或者处理一些并不是马上就要到最后时限的事物。这些任务仍然要在我的工作日历中被分配时间,但并不是紧急的。

•“C 级”——很容易完成的任务。这些都是你喜欢做的事情,而且如果没有完成的话,也几乎没有什么不良后果。

•“D 级”——可以委派给别人的任务,或者你可以自动进行委派,这样你就有更多的时间做“A级”任务。

•“E 级”——你可以拒绝或删除这些任务。因为就连把它们委托给别人做都是没有价值的。

帕累托原则

这是传奇的 20/80 法则,我承认直到读了这本书我才真正明白其中的含义。特蕾西对其解释得很好。基本上每个人都是通过 20% 的努力带来 80% 的结果。

所以,一定要把你的“青蛙”整理好,专注于它们,这样你就会做对事情并且走向成功。

关键信息

特蕾西教会了我如何更好地计划、分清轻重缓急、做好准备并积极主动面对我的“青蛙”。

•任务就是你的“青蛙”——定义它们,确定优先级顺序,分配合适的时间去“吃掉它们”。如果你没有吃完它们,就把它们委派给别人或直接消灭掉!

•特雷西建议你要有一个待办事项清单(千万不要忘记自己的 ABCDE……),我把自己的任务清单再度升级了,把它合并到我的在线工作日历中。

•帕累托原则指出,你往往是从 20% 的工作中获得 80% 的结果。所以,认真关注你的“青蛙”,必须要优先处理那 20% 对你来说最重要的任务。

•将任务分组为:立刻去做、可推迟去做、可委派他人去做、删除不做。如果你不能将工作委派出去,那就尽量优化以节省额外的时间。

2.《超级时间整理术》(How to Save an Hour Every Day)

作者:迈克尔•赫佩尔 (Michael Heppell)

《超级时间整理术》(How to Save an Hour Every Day),作者:迈克尔•赫佩尔 (Michael Heppell)

这本书误导了我,因为它说它可以每天帮我节省一个小时。

而实际上这本书帮助我每天节省了大约 2.5 小时的工作时长。

从时间跟踪器到价值 10 万美元的想法。

时间跟踪器

当我读到这本书的第 10 页时,我已经创建了一个自己的时间追踪器,或者把它看做一种对时间进行的审计工作。我决定用一个多月的时间来观察记录自己的时间使用状况。

我简直不敢相信自己浪费了这么多时间,尤其是用于处理邮件的时长。

我们相信你每天肯定能拥有更多的时间。关键在于你怎么处理它,而这取决于你自己。

时间单位是很重要的,建议你不要以小时做为单位,而要以 15 分钟为单位。

价值 10 万美元的想法

“在每天结束的时候,写下明天要做的五件最重要的事情”——迈克尔·赫佩尔,《超级时间整理术》

查尔斯·施瓦布(Charles Schwab)曾是世界上最富有的人之一。

一位年轻人说他有个想法,如果施瓦布喜欢这个想法的话,他就应该按他认为这个想法值多少钱付给他。

这个想法很简单,但却非常强大。

这个想法就是:写下第二天需要做的五件最重要的事情。

施瓦布按照这个想法的要求尝试了一个月的时间。

最终,尝试的结果给他留下了深刻的印象,他奖励了这个年轻人 10 万美元。

关键信息

•专注于你自己的每一个 15 分钟的使用方式。

•做一个时间追踪器,看看目前你是如何利用工作时间的。尽量得到一个理性中立客观的结论。如果确实没有必要再改变了,那就不用去做这件事了。

•在一天结束的时候,写下你明天最该去做的 5 件事,然后坚定地去做。如果这还不是你已经在做的事情,那么请现在就开始尝试一个月吧——就像施瓦布曾经做过的一样。

3.《一分钟经理人》(The One Minute Manager)

作者:肯•布兰佳(Ken Blanchard)/斯宾塞·约翰逊(Spencer Johnson)

《一分钟经理人》(The One Minute Manager),作者:肯•布兰佳(Ken Blanchard)/斯宾塞·约翰逊(Spencer Johnson)

《一分钟经理人》这本书在全球售出了 1300 多万册。

虽然这本书现在已经被列为经典书籍,却仍然与当今的职场现状非常相关。

这本书可以告诉你如何从员工那里获得卓越的工作结果的同时,减少花费在管理方面的时间。

这一切的秘诀就是授权。许多没有经验的新经理倾向于对员工进行微观管理,或者也可以解读为控制。

但这会占用你更多的时间,并导致工作效率低下。

毕竟没有人喜欢对自己缺乏信任、觉得可以对下属颐指气使的经理。

一分钟管理方法

这是一种基于与员工进行一分钟高效互动的管理方法。

它可以使工作更有效率,更加快乐,更好地提供客户支持,并让员工感觉到更有能力完成自己的角色。

一分钟的目标,一分钟的员工表扬话语,一分钟的训斥话语。

所有这些都是教导管理者如何能成为更好的领导者,如何能更有效地发挥自己的影响力的好建议。

关键信息

•确立目标是非常重要的,但也不要忘记,每天花一分钟来反思它们。

•每天花一分钟的时间对员工进行真诚的表扬。如果有什么地方出了问题,花一分钟的时间去训斥——一定不要太长。然后再花一分钟的时间一起解决问题。

•你会惊讶于你在一分钟内所能做的事情竟然有这么多。

综上所述

这三本书帮助我将忙碌的工作变得更有效率,并且不仅在工作中,放到我的家庭生活中也是如此。

这几本书都非常易于阅读,下面是每本书为我节省的时间的明细——

•在实际应用《吃掉那只青蛙!》后每周可以节省 5.5 小时。

•《超级时间整理术》——赫佩尔的建议为我每天节省了一个多小时。多亏了他,我才能够每周多余出了 12.5 小时。

•《一分钟经理人》——每周为我节省大约 2 小时。

一周节省的总时间为——20 小时

这三本书的主要主题是——

•设定目标是非常重要的,要把它们写下来,并把它们变成“青蛙”。拿我来说,我会先设定一个目标,然后在工作日历上为它分配工作时间,以及确定这项工作结束的日期。这样我就能得到及时的提醒。我每天都会反思我的目标,但只花费一分钟。这意味着我不可能会忘记自己的目标。

•你会惊讶地发现,如果你删去了所有琐碎的事情,每天 1-15 分钟的时间你能完成的事情特别多。

•想想你将如何和谁一起度过每一段时间。这是一种投资,还是只是在浪费你的时间?

•如果一项任务可以在一分钟或更短的时间内完成,那就直接去做;委派出去一些工作,看看哪些任务甚至可以自动完成。我把在线工作日历自动化了,所以,是它在为我工作,而我不再是它的奴隶。我还专门设置了一个“无人办公”的页面,引导人们可以自行找到他们需要的信息,以解答一些最常见的问题。仅这一项设置就为我每周节省了大约一个小时。

•人还是要狠一点,毕竟时间很宝贵,很值钱。学会授权委派或工作自动化,如果没有价值的事情就坚决对它说不。

如果你想开始更加有智慧地管理自己的时间,我强烈推荐这三本书。当然不是这些书中的所有观点都对你有用,但除非你真的去试一试,否则你永远不会知道答案。

对我来说,它们毫无疑问地真的已经改变了我的工作和生活。我能够在毫无压力的情况下承担更多的任务了。

译者:TeresaChen

关键词: 做的事情 提高工作效率